A nyilvántartások vezetése az állambiztonsági szervek számára is, adattároló és -szolgáltató tevékenységet jelentett.[1] Ez az információgazdálkodási rendszer meghatározása szerint, az államellenes bűncselekménynek, az állambiztonsági szempontból jelentős tények és körülmények, az 1945 előtti és utáni politikai, történelmi eseményekkel összefüggő adataival segítette a szervek munkáját. A nyilvántartásoknak az alábbi követelménynek kellett megfelelnie: titkosság (állam- és szolgálati titok védelme), a hálózat mutatóinak pontos kimutatása, a hálózat optimális kihasználásának biztosítása, szocialista törvényesség, naprakészség, pontos, gyors, korszerű szolgáltatás. A nyilvántartások rendszerében két fő típust különböztettek meg: 1. Állambiztonsági Szervek Hálózati Nyilvántartása, 2. Állambiztonsági Szervek Operatív Nyilvántartása.
[1] A tankönyvi definíció szerint: „a BM állambiztonsági szerveinek olyan titkos nyomozati (operatív) eszközei, amelyek a hálózati, az operatív ellenőrző, feldolgozó és vizsgálati munka során keletkezett adatok, anyagok, dokumentumok összegyűjtése, rendszerezése, tárolása és közlése alapján aktív szerepet töltenek be a bűnüldöző feladatok megszervezésében és végrehajtásában.”– Az állambizotnsági operatív munka alapjai, II. kötet, 4. o.